Dear Alumni,Warmest Greeting from Island Of God
Sepertinya sulit mengakomodir 250 orang sekaligus, apalagi berasal dari negeri seberang seperti China, dan lagi yg diurus dokter2 specialist patologi. Wow...keren bo', capek sich memang, tapi senang dan bangga, karena bekerja dengan hati, bukan dengan emosi.
Seperti tampak gambar, bersama-sama staf dari China dan crew tour guide saat Gala Dinner.
Latar Belakang pantai dengan pasir putihnya, yang ending dari acara kembang api yang luar biasa cantiknya. Sedang di depan kami hamparan panggung yang dibangun diatas main pool hotel berbintang di kawasan Kuta. Sungguh kesan yang tak terlupakan.
Berikut petikan kegiatan yang aku lakukan beberapa waktu lalu saat mengakomodasi para specialist dari Negeri Tirai Bambu.
Hal2 yang harus dikerjakan saat itu, antara lain :
Pre Operation :
- Contact dengan E O (Event Organiser) dari China
- Site Inspection bersama E O :
1. Hotel yang terdiri dari : Kamar, Ruang Meeting, lokasi Gala Dinner, Lokasi Welcome dinner
2. Obyek Wisata yang akan dikunjungi,
3. Transport yang akan dipakai,
4. Optional lain seperti tempat SPA, lokasi Rafting, Kapal untuk Cruise
Middle Operation :
- Reservasi kamar hotel, tempat meeting, tempat dinner
- Reservasi Transport
- Reservasi optional lain seperti SPA, Rafting, Cruise, Olah Raga Air lainnya
- Melakukan "dealing" dengan EO lokal untuk acara gala dinner : memilih artis,menyusun acara, set dekorasi, memilih dan mengukur panggung, lighting, dsb
- Menyiapkan Peta lokasi kuta : Airport- Hotel, Tempat Meeting - Ball Room, pool side sebagai lokasi gala dinner, Garden sebagai lokasi welcome dinner
Operation :
- Menyiapkan Name List dan room list agar tidak tertukar antara satu dengan group lain, berdasarkan kedatangan pesawat dan kota mereka berasal (pergantian yang paling sering dilakukan sekaligus membuat sakit kepala, hahaha...)
- Membuat schedule untuk penjemputan berdasarkan kedatangan pesawat, sekaligus membuat check list transport.
- Meyiapkan kalungan bunga, karpet merah sebagai welcoming tamu
- Menunjuk tour guide dan staff untuk in-house tamu.
- Menyiapkan "hospitality desk" di hotel sebagai pusat informasi tamu.
- Melakukan konfirmasi ulang menu makanan dan set decorasi yang dipergunakan gala dinner, bersama hotel, F & B(Food & Beverage) hotel, EO lokal.
Bersambung ya...
Cheers
Ryan'83
Tidak ada komentar:
Posting Komentar